Fachartikel & News

So betei­ligen Sie den Fiskus am Geschäfts­essen

Ohne ein leckeres Essen a­rbei­tet es sich nur halb so gut. Damit eine Be­wir­tung zum Geschäfts­essen wird, sollten Sie die For­ma­lien kennen, die das Finanz­amt ver­langt. Wir sagen Ihnen, wann und wie Sie be­trieb­liche Be­wir­tun­gen steuer­lich gel­tend machen können.

Text: DATEV


Essen gehört zum Leben dazu – deswegen betrachtet es das Finanzamt eigent­lich als Privat­sache, egal, ob Sie im Restau­rant, in der Kantine oder daheim speisen. Anders sieht die Sache jedoch aus, wenn Sie Kunden zum Geschäfts­essen ins Restau­rant einladen oder Ihren Mitar­bei­tern ein Cate­ring während eines anstren­genden Projekts spen­dieren. Dann geht das Finanzamt davon aus, dass die Bewir­tung betrieb­lich veran­lasst ist. Die Folge: Sie können die Ausgaben dafür steu­er­lich geltend machen. Zu diesen Bewir­tungs­kosten gehören vor allem die Ausgaben für Essen und Getränke, aber auch das Trink­geld für den Kellner oder die Gebühren an der Garde­robe.

Geschäfts­essen für Kunden oder Bewir­tung der Mitar­beiter

Die Finanz­ver­wal­tung unter­scheidet bei der Bewir­tung, wen Sie einladen. Entweder die Bewir­tung findet aus nicht geschäft­li­chem Anlass statt – dabei handelt es sich in der Regel um die Bewir­tung der Mitar­beiter – oder es gibt einen geschäft­li­chen Anlass. Das ist etwa dann der Fall, wenn Sie einen Kunden nach erfolg­rei­chem Vertrags­ab­schluss zum Geschäfts­essen einladen. Auch Restau­rant­be­suche mit Liefe­ranten, Bera­tern oder selbst poten­zi­ellen Kunden betrachtet das Finanzamt als Geschäfts­essen. Denn der Geschäfts­ab­schluss als solcher ist nicht entschei­dend dafür, ob Sie die Kosten für das Geschäfts­essen absetzen dürfen. Ob das Geschäfts­essen sich später tatsäch­lich für Sie in mehr Umsatz nieder­schlägt, hat das Finanzamt damit nicht zu inter­es­sieren.

Wichtig ist, dass Sie die Forma­lien für derar­tige Geschäfts­essen beachten. So müssen Sie die Kosten in Ihrer Buch­hal­tung getrennt aufzeichnen. Der beruf­liche oder betrieb­liche Anlass muss deut­lich aus dem Beleg der Bewir­tung hervor­gehen. Sie benö­tigen einen maschi­nell erstellten und regis­trierten Rech­nungs­beleg einer Regis­trier­kasse. Eben eine ordnungs­ge­mäße Rech­nung, wie sie das Umsatz­steu­er­ge­setz vorschreibt. Denken Sie später daran, den Bewir­tungs­beleg zu kopieren oder einzu­scannen. Meist handelt es sich bei den Restau­rant-Quit­tungen um Belege auf Ther­mo­pa­pier, die die zehn­jäh­rige Aufbe­wah­rungs­frist nicht lesbar über­stehen.

Anlass: so konkret wie möglich

Darüber hinaus müssen Ort, Datum, die Namen aller Teil­nehmer, der Anlass der Bewir­tung, die verzehrten Speisen und Getränke sowie die einzelnen Preise aufge­führt sein. Die Adressen der Teil­nehmer sind nicht erfor­der­lich, aber das Finanzamt darf im Zwei­fels­fall nach­haken. Den Anlass sollten Sie möglichst detail­liert beschreiben und sich nicht auf das Stich­wort „Geschäfts­essen“ beschränken. Achten Sie auch darauf, dass das verzehrte Menü genau auf der Rech­nung steht. Ein Sammel­be­griff wie „Speisen und Getränke“ führt in aller Regel dazu, dass das Finanzamt den Betriebs­aus­ga­ben­abzug streicht. Mit Ihrer Unter­schrift bestä­tigen Sie, dass die Angaben korrekt sind. Damit Sie nicht vergessen, den Beleg zu vervoll­stän­digen, füllen Sie ihn daher am besten direkt im Restau­rant aus.

Die Kosten für das Geschäfts­essen dürfen Sie ledig­lich zu 70 Prozent als Betriebs­aus­gaben absetzen – essen müssen Sie schließ­lich sowieso. Der beschränkte Abzug gilt jedoch nur für die einkom­men­steu­er­liche Seite. Bei der Umsatz­steuer können Sie den 100-prozen­tigen Vorsteu­er­abzug aus der Bewir­tungs­rech­nung nutzen. Auch die Aufzeich­nungs­pflichten greifen hier nicht. Damit können Sie die Vorsteuer aus Bewir­tungs­be­legen auch dann geltend machen, wenn Sie nicht an die formalen Aufzeich­nungs­pflichten für Geschäfts­essen gedacht haben. Dies gilt nach aktu­eller Recht­spre­chung selbst dann, wenn die Pflicht­an­gaben auf Bewir­tungs­be­legen nicht zeitnah und zunächst nicht voll­ständig erfasst wurden.

Voller Steu­er­abzug für Mitar­beiter-Bewir­tung

Spen­dieren Sie Ihren Ange­stellten ein Essen oder lassen die Bewir­tung für eine lang­wie­rige Bespre­chung ins Haus liefern, dürfen Sie die Kosten dafür zu 100 Prozent steu­er­lich ansetzen. Das gilt aber nur, wenn wirk­lich alle Verkös­tigten zu Ihren Mitar­bei­tern gehören. Sobald auch nur eine Person am Essen teil­nimmt, die nicht zu Ihren Mitar­bei­tern zählt, wird aus dem betrieb­li­chen ein geschäft­li­cher Anlass – und die Ausgaben sind nur noch beschränkt abzugs­fähig.

Bewirten Sie Ihre Arbeit­nehmer, sollten Sie den Anlass begründen. Das können Sie zum Beispiel mit dem Ablauf einer internen Schu­lung oder der Tages­ord­nung einer Projekt­be­spre­chung tun. Außerdem sollten Sie darauf achten, ob es sich um eine Bewir­tung aus beson­derem Anlass handelt oder um ein Beloh­nungs­essen außer Haus. Die Bewir­tung der Ange­stellten ist bei einem außer­ge­wöhn­li­chen Arbeits­ein­satz steuer- und sozi­al­ver­si­che­rungs­frei. Dieser ist beispiels­weise gegeben, wenn inner­halb kurzer Zeit viel Arbeit zu tun ist. Außer­ge­wöhn­liche betrieb­liche Bespre­chungen können eben­falls Anlass für ein Arbeits­essen sein. Entschei­dend ist, dass solche Essen nicht regel­mäßig statt­finden.

Aller­dings dürfen Sie pro Mitar­beiter nicht mehr als 60 Euro inklu­sive Umsatz­steuer ausgeben. Diese Frei­grenze sollten Sie unbe­dingt beachten. Denn wenn die Kosten pro Arbeit­nehmer den Betrag auch nur um einen Cent über­steigen, wird die komplette Summe steu­er­pflichtig. Das Beloh­nungs­essen außer Haus – zum Beispiel der Gang ins Restau­rant nach der monat­li­chen Team­sit­zung – zählt zum Arbeits­lohn und ist damit lohn­steuer- und sozi­al­ver­si­che­rungs­pflichtig. Hier können Sie jedoch die Frei­grenze für Sach­be­züge von monat­lich 44 Euro nutzen, wenn diese nicht schon durch andere Zuwen­dungen ausge­schöpft ist. Dazu müssen kein persön­li­ches Ereignis und kein betrieb­li­cher Anlass vorliegen. Das setzt aber voraus, dass diese Frei­grenze im betref­fenden Monat noch nicht durch andere Sach­be­züge – zum Beispiel Waren- oder Tank­gut­scheine – aufge­braucht worden ist.


Bei Fragen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: www​.trialog​-unter​neh​mer​blog​.de, Heraus­geber: DATEV eG, Nürn­berg

This is a unique website which will require a more modern browser to work! Please upgrade today!