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Beim Einrichten einer Telko kommt es auf die De­tails an

Tele­fon- und Vi­deo­kon­fe­ren­zen spa­ren Zeit und Geld. Wer eine Tel­ko ein­rich­ten will, muss sich aber mit der Tech­nik ver­traut machen, um Pan­nen zu ver­mei­den. Nur dann kön­nen vir­tu­el­le Mee­tings oder Prä­sen­ta­tio­nen die Zahl der lang­wieri­gen und teu­ren Dienst­rei­sen nach­hal­tig re­duzieren.

Text: Midia Nuri


Moderne Technik erleich­tert Unter­neh­mern in vielen Berei­chen das Leben. Von beson­ders großem Vorteil sind virtu­elle Konfe­renzen, Bespre­chungen oder Präsen­ta­tionen. Statt jeden in einem Projekt enga­gierten Mitar­beiter zum Meeting anreisen zu lassen, orga­ni­siert der Firmen­chef einfach eine Video- oder Tele­fon­kon­fe­renz. Dann können alle, die gebraucht werden, bequem aus ihrem Büro, aus dem Home­of­fice oder von unter­wegs teil­nehmen. Nach dem ersten persön­li­chen Kennen­lernen klappt das auch mit Geschäfts­part­nern – etwa, wenn tech­ni­sche Details oder Zeit­pläne zu bespre­chen sind. Die Betei­ligten sparen sich damit Zeit und Kosten für die An- und Abreise. Zudem verkürzen virtu­elle Konfe­renzen meis­tens die Dauer der Bespre­chung. Man tauscht sich konzen­trierter aus und hält sich weder mit Small­talk noch wieder­holten Ziga­ret­ten­pausen auf. Diese Art der Bespre­chung ist also in vielerlei Hinsicht effi­zi­enter. Ob der Unter­nehmer dabei eher eine Tele­fon­kon­fe­renz oder eine Video­kon­fe­renz bevor­zugt, ist letzt­lich Geschmack­sache. Wichtig dagegen ist: Der Orga­ni­sator muss die Telko richtig einrichten.

Per Col­la­­bo­r­a­­tion-Tool lässt sich eine Telko gut einrichten

Die Ideal­lö­sung gerade mit Blick auf das Einrichten einer Telko oder Video­kon­fe­renz ist eine Tele­fon­an­lage mit einem soge­nannten Colla­bo­ra­tion-Tool. Mithilfe so einer Soft­ware können Anwender an verschie­denen Stand­orten parallel an einem Projekt oder Thema arbeiten. Sie schauen sich dabei buch­stäb­lich über die Schulter: Jeder kann online auf Doku­mente zugreifen und Ände­rungen eingeben, die für alle anderen sofort nach­voll­ziehbar sind. Mit einer einge­bauten Video­kon­fe­renz­schal­tung können sich die Konfe­renz­teil­nehmer sogar sehen. Zwei Stunden Video­kon­fe­renz statt ein halbes Dutzend Projekt­mit­ar­beiter durch die Lande fahren zu lassen – eine schöne Ersparnis. Selbst wenn man neben den Kosten für die Technik auch den Aufwand für Einfüh­rung und Schu­lung berück­sich­tigt. Natür­lich sollten Unter­nehmer hierbei stets Daten­si­cher­heit und Daten­schutz sicher­stellen. Da ist bestimmt die ein oder andere Frage mit einem Anwalt zu bespre­chen, am besten einem Experten für IT-Recht.

Mit in­te­grier­ten Lö­sun­gen ist eine Tel­ko be­son­ders bequem

Inzwi­schen gibt es zahl­reiche tech­ni­sche Lösungen für Tele­fon­kon­fe­renzen. Die Inves­ti­tion in eine eigene Tele­fon­an­lage mit den entspre­chenden Möglich­keiten kann sich auch für klei­nere Unter­nehmen lohnen. Das ist mit Blick auf Abhör­si­cher­heit insbe­son­dere dann sinn­voll, wenn Projekt­be­tei­ligte oft sensible tech­ni­sche oder finan­zi­elle Aspekte eines Vorha­bens bespre­chen. Ob sich Kauf oder Leasing lohnt, dazu sollten Firmen­chefs ihren Steu­er­be­rater fragen. Eine Telko einrichten ist mit diesen Lösungen prak­tisch ein Kinder­spiel. Aber Unter­nehmer können sich dem Thema auch nähern, ohne eine spezi­elle Tele­fon­an­lage anzu­schaffen. Entspre­chende Dienste müssen nicht zwin­gend in die Hard­ware inte­griert sein. Bekannt – und für jeder­mann leicht nutzbar – sind auch Dienste wie Skype oder Face­time. Tele­fo­nisch lassen sich Ansprech­partner außerdem etwa per Smart­phone einfach zusam­men­schalten – nur bei vielen Gesprächs­part­nern kann das manchmal etwas unprak­tisch sein, weil die Gesprächs­partner ange­rufen werden müssen – anstatt sich einzu­wählen.

Beim Einrichten einer Telko auf die Tücken der Tech­nik achten

Als Alter­na­tive bietet sich der Telko­ser­vice eines Fest­netz­be­trei­bers oder spezi­ellen Dienst­leis­ters an. Die Tele­kom­mu­ni­ka­ti­ons­un­ter­nehmen bieten ihren Kunden für wenig Geld eine zentrale Einwahl­nummer für Tele­fon­kon­fe­renzen. Auch für den regel­mä­ßigen tele­fo­ni­schen Austausch gibt es viele inter­es­sante Ange­bote bis hin zu Flat­rates, etwa von der Telekom. Ihre Einfach­heit macht Telkos so bestechend.
Bleibt nur noch, die Tücken der Technik zu umgehen. Man sollte sich Funk­tionen, Beson­der­heiten und Einschrän­kungen der Tele­fon­kon­fe­renz-Tools genau ansehen, bevor man das erste Mal ein virtu­elles Treffen veran­staltet. Wichtig ist etwa, beim Einrichten einer Telko über einen Tele­kom­mu­ni­ka­ti­ons­an­bieter das Meeting nicht zu kurz anzu­setzen. Sonst fliegen alle Gesprächs­partner unver­se­hens mitten in der Telko aus der Leitung und der Verant­wort­liche muss schnell eine neue Schalte orga­ni­sieren. Es gibt also so manches über­ra­schende Detail zu beachten. Aber wer sich die Mühe macht, spart mit Video­kon­fe­renz oder Telko einiges an Zeit und Aufwand.


Bei Fragen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: www​.trialog​-unter​neh​mer​blog​.de, Heraus­geber: DATEV eG, Nürn­berg

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