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Zeit­er­fas­sung per App für ef­fiziente Un­ter­neh­mens­füh­rung

Mit gutem Grund gibt es so vie­le Apps zur Zeit­er­fas­sung. Un­ter­neh­mer kön­nen da­mit ih­re per­sön­li­che Zeit­ein­tei­lung op­ti­mie­ren und Pro­jek­te bes­ser ab­rech­nen. Auch die Ar­beits­stun­den der Mit­ar­bei­ter las­sen sich so do­ku­men­tie­ren – und das
könn­te nach dem neu­en EuGH-Ur­teil bald so­gar zur Pflicht werden.

Text: Frank Wiercks


Die EU-Gurken­ver­ord­nung gilt als Lach­nummer schlechthin und Beleg für Über­re­gu­lie­rung durch die Euro­päi­sche Kommis­sion. Aller­dings meinen viele in der Wirt­schaft, die Vorgaben zur Krüm­mung von Salat­gurken seien besser als ihr Ruf. Schließ­lich ermög­li­chen sie Logistik- und damit Kosten­vor­teile. Deshalb sehen Gurken weiterhin genormt aus, obwohl die Verord­nung lange Geschichte ist. Es kommt immer darauf an, was man daraus macht. Inso­fern stellt sich die Frage, wie einmal die EU-Arbeits­zeit­richt­linie beur­teilt wird – vor allem aus Unter­neh­mer­sicht. Die EU-Vorgabe zum Schutz von Arbeit­neh­mern setzt Leit­planken für humanes Arbeiten. Es geht um Ruhe­pausen, bezahlten Urlaub, Schutz­maß­nahmen für Nacht­ar­beit. Alles wich­tige Themen. Durch ein Urteil des Euro­päi­schen Gerichts­hofs könnte die Richt­linie jetzt aber zum Büro­kra­tie­monster mutieren. Der EuGH hat entschieden, dass Arbeit­geber die tägliche Arbeits­zeit ausnahmslos aller Beschäf­tigten erfassen müssen. Nun sind die natio­nalen Gesetze anzu­passen. Und jeder Firmen­chef braucht bald entspre­chende orga­ni­sa­to­ri­sche oder tech­ni­sche Maßnahmen – etwa eine Zeit­er­fas­sung per App.

EU könnte Zeit­er­fas­sung für al­le Be­schäf­tig­ten vorschreiben

Bislang gilt für Unter­nehmer keine gene­relle Pflicht zur Zeit­er­fas­sung für eine Über­sicht über geleis­tete Stunden. Es gibt gesetz­lich gere­gelte Sonder­fälle und betrieb­liche oder tarif­ver­trag­liche Rege­lungen. Etwa Zeit­er­fas­sung vor dem Hinter­grund von Mindest­lohn­ge­setz, Schwarz­ar­beits­be­kämp­fungs­ge­setz und gering­fü­giger Beschäf­ti­gung. Oder Zeit­erfassung von Lenk­zeiten bei Berufs­kraft­fah­rern. Beim Mindest­lohn reicht die Band­breite der Arbeits­hilfen vom Papier­vor­druck im Internet bis „einfach erfasst“ – einer App zur Zeit­er­fas­sung vom Bundes­ar­beits­mi­nis­te­rium. Unter­nehmer mit Weit­blick nutzen aber profes­sio­nelle Programme der Perso­nal­wirt­schaft, die der Lohn­buch­hal­tung revi­si­ons­si­chere Daten bereit­stellen. Gesetz­lich vorge­schrieben ist auch eine Erfas­sung der über die werk­täg­liche Arbeits­zeit hinaus­ge­henden Über­stunden. Hier kann der Chef entspre­chende IT-Systeme anschaffen. Oder er über­lässt den Mitar­bei­tern die Zeit­er­fas­sung – etwa per App. Dass aber jeder, vom Lehr­ling bis zum ange­stellten Geschäfts­führer, tagtäg­lich stem­pelt? Eigent­lich unvor­stellbar und wohl ein enormer büro­kra­ti­scher Aufwand. Da die Pflicht aber nun droht, sollten Firmen­chefs sich bei dem Thema vom Anwalt oder Steu­er­be­rater laufend infor­mieren lassen. So können sie rasch reagieren.

Zeit­er­fas­sung per App macht Un­ter­neh­mens­füh­rung effi­zi­enter

Unab­hängig vom EuGH-Urteil sind Unter­nehmer aber gene­rell gut beraten, sich mit aktu­ellen tech­ni­schen Trends bei der Zeit­erfassung zu beschäf­tigen. Das Thema ist ein wich­tiger Aspekt etwa bei der Digi­ta­li­sie­rung, die mehr Arbeit im Home­of­fice möglich macht. Denn nicht jeder Unter­nehmer, der seine Beschäf­tigen zu Hause arbeiten lässt, findet auto­ma­tisch die Vari­ante „Vertrau­ens­ar­beits­zeit“ gut. Viele Firmen­chefs legen weiterhin Wert auf nach­voll­ziehbar doku­men­tierte Auflis­tungen der Arbeits­stunden. Zudem ist dies auch eine Frage der effi­zi­en­teren Unter­neh­mens­füh­rung bezie­hungs­weise Projekt­ab­rech­nung. Wer moderne Systeme zur Zeit­er­fas­sung nutzt, kann beispiels­weise Einsätze seiner Mitar­beiter besser planen und Leis­tungen rund um Aufträge besser in Zahlen fassen. Daher sollten sich nicht nur per se soft­ware-affine Unter­nehmer aus der IT-Branche mit dem Thema beschäf­tigen, sondern auch Hand­werker oder Dienst­leister. Welche Vorteile der Einsatz etwa entspre­chender Apps für das Smart­phone bietet, zeigt unter anderem der „Leit­faden mobile Zeit­er­fas­sung in KMU“ des Bundes­wirt­schafts­mi­nis­te­riums am Beispiel eines Malers.

Eigene Zeit­pla­nung mit Zeit­er­fas­sung via App verbes­sern

Zeit­er­fas­sung per App ist aber nicht nur ein Thema mit Blick auf die Ange­stellten, sondern auch für den Unter­nehmer selbst. Vor allem für Frei­be­rufler und Selbst­stän­dige, darüber hinaus aber für jeden Firmen­chef lohnt es sich, seine gear­bei­teten Stunden einem Projekt zuzu­weisen. Das erleich­tert nicht nur die Kalku­la­tion und Abrech­nung, sondern hilft auch, das persön­liche Zeit­ma­nage­ment zu verbes­sern. Es gibt zahl­reiche Lösungen für die verschie­denen Mobil­ge­räte und Betriebs­sys­teme, die in der Regel via Cloud laufen. Wer sich dafür entscheidet, sollte daher nicht nur auf die Kosten, sondern auch auf die Bedin­gungen bei Daten­schutz sowie Daten­si­cher­heit achten. Und – wenn er plant, Apps zur Zeit­er­fas­sung für seine Mitar­beiter einzu­setzen – daran denken, dass solche Maßnahmen der Mitbe­stim­mung unter­liegen. Ob mit oder ohne Betriebsrat: Jeder Unter­nehmer sollte für seinen indi­vi­du­ellen Fall mit einem Anwalt bespre­chen, wie er beim Einführen von Systemen zur Zeit­er­fas­sung und -auswer­tung vorgeht.


Bei Fragen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: www​.trialog​-unter​neh​mer​blog​.de, Heraus­geber: DATEV eG, Nürn­berg

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