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Dienst­wagen ­­– mit Tempo in die Steu­er­falle

Das Auto auf Firmen­kosten wird leicht zum Streit­ob­jekt, sei es zwischen Unter­nehmen und Fiskus oder zwischen dem Chef und seinem Mitar­beiter. Wer auf Nummer sicher gehen will, lässt sich von Experten zu mögli­chen Risiken beraten.

Text: Eva Müller-Tauber


Nachhal­tig­keit ist für die Byodo Natur­kost GmbH in Mühl­dorf am Inn wichtig – auch beim Firmen­wagen. Genutzt werden nur Mittel­klas­se­mo­delle mit möglichst geringem Kraft­stoff­ver­brauch und Schad­stoff­aus­stoß. „Die Autos müssen zur Firmen­phi­lo­so­phie, zum Unter­nehmen passen“, sagt Firmen­gründer Michael Moßba­cher. Er will auf Elek­tro­autos umstellen, sobald sie Stre­cken von 400 Kilo­me­tern am Stück bewäl­tigen können. Die E-Tank­stelle auf dem Betriebs­ge­lände exis­tiert bereits.

Ein-Prozent-Rege­lung nutzen

Konse­quent sind bei Byodo auch die Vorgaben zum Einsatz der Firmen­wagen. Zwei Pool-Fahr­zeuge stehen allen Beschäf­tigten für Geschäfts­fahrten zur Verfü­gung. Zehn sind jeweils einem Mitar­beiter zuge­ordnet und dürfen privat genutzt werden: Zwei Geschäfts­führer, zwei Proku­risten sowie sechs Vertriebs­mit­ar­beiter erhalten auf diesem Weg eine Zusatz­ver­gü­tung und zahlen Lohn­steuer sowie Sozi­al­ver­si­che­rungs­ab­gaben für den geld­werten Vorteil. Die Höhe der Abzüge ließe sich via Fahr­ten­buch ermit­teln. „Damit haben wir aller­dings keine gute Erfah­rung gemacht“, so Josef Stellner, kauf­män­ni­scher Leiter und Proku­rist bei Byodo. Immer wieder mussten Kilo­meter nach­ge­tragen und dem Finanzamt Belege nach­ge­reicht werden. „Weil uns der Verwal­tungs­auf­wand zu groß war, wenden wir nach Rück­sprache mit dem Steu­er­be­rater seit rund drei Jahren alter­nativ die Ein-Prozent-Rege­lung an“, erklärt Stellner. Er setzt den geld­werten Vorteil pauschal mit einem Prozent des Brutto-Listen­preises plus 0,03 Prozent pro gefah­renen Kilo­meter zwischen Wohnort und Betrieb an. „Das ist nach allen Seiten hin trans­pa­rent und gerecht“, unter­streicht Stellner, der sein eigenes Fahr­zeug auch zu diesen Kondi­tionen erhalten hat.

Ange­mes­sene Modelle wählen

Wer sich weniger intensiv mit dem Thema Dienst­wagen beschäf­tigt als Byodo, riskiert wegen der Komple­xität der Materie schnell Ausein­an­der­set­zungen mit dem Fiskus. „Damit die Ein-Prozent-Rege­lung über­haupt ange­wandt werden kann, muss glaub­haft gemacht werden, dass das Fahr­zeug über 50 Prozent geschäft­lich genutzt wird“, so Hartmut Schwab, Präsi­dent der Steu­er­be­ra­ter­kammer München. Bei mehreren Geschäfts­wagen hat jedes Auto dieses Krite­rium zu erfüllen. „Und auch wenn der Fiskus mitt­ler­weile sogar Autos der Ober­klasse als Dienst­wagen akzep­tiert, sollten sie zum jewei­ligen Berufs­bild passen.“

Ein auf Nach­hal­tig­keit bedachtes Unter­nehmen wie Byodo hat also gute Chancen, auch teure Elek­tro­autos als Dienst­wagen aner­kannt zu bekommen. Eng kann es dagegen für Firmen­chefs werden, die sich ein Luxus­auto leisten, ohne den recht­li­chen Rahmen mit ihrem Steu­er­be­rater geklärt zu haben. Kürz­lich musste der Bundes­fi­nanzhof (BFH VIII R 20/12) entscheiden, ob für einen Ferrari über drei Jahre Kosten von rund 100.000 Euro steu­er­lich geltend gemacht werden dürfen. Die Fahr­leis­tung lag zwischen 500 und 4.000 Kilo­me­tern im Jahr, meist zu Fort­bil­dungs­ver­an­stal­tungen. Die Richter ordneten den Sport­wagen dem Betriebs­ver­mögen zu, da er gene­rell die Voraus­set­zungen eines Firmen­wa­gens erfüllte. Man müsse aber von einer privat veran­lassten Anschaf­fung ausgehen, wenn jemand eine Luxus­ka­rosse erwirbt, bei der die jähr­li­chen Kosten in keinem ausge­wo­genen Verhältnis zum Umfang der betrieb­li­chen Nutzung stehen. Sie ließen als Betriebs­aus­gaben nur die Kosten betrieb­lich veran­lasster Fahrten zu – und nur in ange­mes­sener Höhe, hier zwei Euro pro gefah­renen Kilo­meter. Entschei­dend sei, so der BFH, ob ange­sichts der erwar­teten Vorteile und Kosten ein ordent­li­cher und gewis­sen­hafter Unter­nehmer die Aufwen­dungen eben­falls auf sich genommen hätte.

Akri­bisch Fahr­ten­buch führen

Streit entfacht oft die Verknüp­fung privater und betrieb­li­cher Fahrten, etwa wenn dem Kongress in Hamburg sieben Urlaubs­tage an der Ostsee folgen. „Dann lassen die Kosten sich nur anteilig geltend machen“, sagt Schwab. Proble­ma­tisch bleibe zudem das Fahr­ten­buch. „Hierfür gelten strenge formale Anfor­de­rungen.“ Es ist lückenlos und zeitnah zu doku­men­tieren, wer wann von wo nach wo gefahren ist. Die Strecke muss nach­voll­ziehbar genannt sein. Viele Firmen­chefs, so Schwab, bevor­zugten deshalb die Ein-Prozent-Rege­lung: „Auch wenn sie so steu­er­lich schlechter fahren, weil bei älteren Fahr­zeugen die Kosten mitunter über­kom­pen­siert werden.“

Abhilfe verspre­chen elek­tro­ni­sche Fahr­ten­bü­cher. „Die müssen aber nach­weis­lich mani­pu­la­ti­ons­si­cher sein“, warnt Professor Stefan Nägele, Spre­cher der Kommis­sion Recht beim Bundes­ver­band mittel­stän­di­sche Wirt­schaft (BVMW). Möglich sei etwa, dass sich die Mitar­beiter in einen Server beim Arbeit­geber einloggen. „So kann ein Betriebs­prüfer anhand der Back-up-Historie nach­voll­ziehen, ob alles seine Ordnung hat.“ Der Experte empfiehlt, sich zu einem Dienst­wagen immer steu­er­lich wie arbeits­recht­lich beraten zu lassen – gerade beim Arbeits­recht lauern unge­ahnte Fall­stricke. So gibt es oft Streit zwischen Arbeit­geber und -nehmer, wenn nicht klar ist, was bei Sonder­fällen mit dem Firmen­fahr­zeug geschieht. Bei Byodo hat die Geschäfts­lei­tung das im Blick. „Jeder, der einen Firmen­wagen erhält, unter­schreibt ein Fahr­zeug­über­las­sungs­pro­to­koll, das regelt, was passiert, wenn er etwa in Eltern­zeit geht, unbe­zahlten Urlaub nimmt oder den Betrieb verlässt“, erklärt Proku­rist Stellner.

Bedin­gungen im Vertrag regeln

Natür­lich lässt sich nicht jede Even­tua­lität planen, weiß Nägele. „Aber oft fehlt eine grobe Stra­tegie, die zeigt, warum ein Unter­nehmer jemandem einen Dienst­wagen über­lassen will.“ Möchte er ihn an den Betrieb binden? Ist es Bequem­lich­keit, weil sich Hol- und Bring­dienste so leicht über­tragen lassen? Braucht der Mitar­beiter ein Auto, um den Job schneller zu erle­digen? Daraus folgt die Antwort auf die Frage, ob der Firmen­wagen privat genutzt werden darf. „Ist die Über­las­sung des Fahr­zeugs im Arbeits­ver­trag fixiert, kann ein Unter­nehmen sie nicht einfach einseitig wider­rufen“, warnt der Experte. „Auch nicht als erzie­he­ri­sche Maßnahme, falls der Mitar­beiter die Leis­tung nicht mehr wie erhofft erbringt.“ Nur wer vor Vertrags­un­ter­schrift seine Inten­tion sowie die Details mit Anwalt und Steu­er­be­rater bespricht, kann fundierte Entschei­dungen fällen.

Sonder­fall

Regeln für Geschäfts­führer-Gesell­schafter

Problem: Stellt die GmbH dem Geschäfts­führer-Gesell­schafter einen Firmen­wagen, wittert der Fiskus oft eine verdeckte Gewinn­aus­schüt­tung. Unter­nehmen sowie Geschäfts­führer müssten dann mehr Steuern zahlen.

Lösung 1: Der Geschäfts­führer wird wie ein normaler Arbeit­nehmer behan­delt, die private Nutzung des Firmen­wa­gens in seinem Anstel­lungs­ver­trag eindeutig gere­gelt. Dies bedarf eines Beschlusses der Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung. Er versteuert die Privat­fahrten wie jeder andere Mitar­beiter als zusätz­li­chen Lohn.

Lösung 2: Der Geschäfts­führer fährt den Wagen nur geschäft­lich, der Vertrag enthält ein ausdrück­li­ches und korrekt formu­liertes Privat­nut­zungs­verbot. In diesem Fall darf die GmbH alle Pkw-Kosten steu­er­lich absetzen.

DATEV

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Von der elek­tro­ni­schen Vorer­fas­sung der Reise­daten, auch auf mobilen Endge-räten, bis zur gesetz­lich korrekten Abrech­nung ermög­li­chen Lösungen der DATEV durch­gän­gige Prozesse. Spre­chen Sie uns dafür an.

Weitere Infor­ma­tionen finden Sie unter www​.datev​.de/​r​e​i​s​e​k​o​s​ten sowie im Fach­buch „Der Firmen­wagen“, Art.-Nr. 35170.


Bei Fragen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürn­berg, Ausgabe 02/2017

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