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Beschaf­fung – so gibt es mehr fürs Geld

Online­shop­ping von Verbrauchs­ma­te­ria­lien verspricht weniger Aufwand und Kosten. Aber im Einkauf spielen auch Service und Vertrags­de­tails eine große Rolle. Oft ist der Bezug über Verbund­gruppen oder vom Händler vor Ort immer noch die beste Wahl.

Text: Harald Klein


Alexander Buschle hält die SDN Präzi­si­ons­technik GmbH auf Expan­si­ons­kurs. Ein Umsatz­plus von 25 Prozent meldete der Zulie­ferer der Auto­mobil-, Maschi­nenbau-, Medi­zin­technik- sowie Luft- und Raum­fahrt­in­dus­trie für 2015. Rund 30 eigene Mitar­beiter beschäf­tigt der Betrieb im würt­tem­ber­gi­schen Denkingen. Dazu kommen 15 behin­derte Beschäf­tigte der Lebens­hilfe Rott­weil, mit der SDN koope­riert. Gefer­tigt wurden im vergan­genen Jahr federnde Druck­stücke im Wert von rund 3,8 Millionen Euro. Damit im Kern­ge­schäft alles reibungslos funk­tio­niert, inves­tiert der Firmen­chef kräftig, etwa in ein voll­au­to­ma­ti­sches Lager­system, um schneller liefern zu können.

Vorsicht bei teuren IT-Anlagen

An anderer Stelle schaut der Maschi­nen­bau­me­cha­ni­ker­meister dafür auf jeden Cent. Der Einkauf einfa­cher Verbrauchs­güter läuft bei SDN digital. „Büro­ar­tikel wie Papier, Stifte oder Klam­mern bestellen wir online, Firmen­ge­schäfts­pa­pier eben­falls“, erklärt Buschle. „Das ist bis zu 30 Prozent billiger als vor Ort.“ Noch mehr spart er bei Papier­tü­chern, Hand­wasch­seife oder Pflaster – hier liegt der Online­preis bis zu 60 Prozent unter dem im statio­nären Handel. Selbst­zweck sind Kosten­sen­kungen aber nicht, entschei­dend ist für Buschle das rich­tige Preis-Leis­tungs-Verhältnis. Rechner, Drucker oder Server etwa ordert er nicht via Internet, sondern beim Spezia­listen vor Ort mit einem Leasing- und Wartungs­ver­trag über drei Jahre. „Hier ist der Preis zweit­rangig“, betont der Unter­nehmer. „Wich­tiger ist eine stän­dige Verfüg­bar­keit der EDV, weil wir voll­ständig digi­ta­li­siert sind und ein Rech­ner­aus­fall für uns Betriebs­still­stand bedeutet.“

Trotz dieser Einschrän­kung: Einen Groß­teil der Büro­ar­tikel und Verbrauchs­güter beschafft die SDN Präzi­si­ons­technik GmbH online. Damit befindet sich der Mittel­ständler in guter Gesell­schaft. Der E-Commerce-Markt boomt, stellte der Handels­ver­band Deutsch­land unlängst fest – auch wegen einer stei­genden Zahl von gewerb­li­chen Kunden, die sich attrak­tive Preise früher eher über Einkaufs­ver­bund, Genos­sen­schaft und spezi­elle Firmen­kun­den­karten im Groß­markt sicherten. Für 2015 erwartet der Inter­net­handel einen Umsatz von 42 Milli­arden Euro.

Aller­dings sollte jeder Firmen­chef gut über­legen, wie sehr er auf Online­be­schaf­fung setzt. „Dabei gilt es, nicht nur auf den Preis zu schauen“, betont Astrid Auer-Reins­dorff, Vorsit­zende der Arbeits­ge­mein­schaft IT-Recht im Deut­schen Anwalt­verein. „Unter­nehmer haben weniger Rechte als Verbrau­cher und können in teure Vertrags­fallen tappen.“ Stich­wort Wider­rufs­recht: Verbrau­cher können online bestellte Ware ohne Angabe von Gründen inner­halb von 14 Tagen zurück­senden, Firmen­kunden nicht. „Manche Händler gewähren zwar ein soge­nanntes Rück­nah­me­recht, um für Gewer­be­kunden attraktiv zu sein“, weiß Auer. Die Frist beträgt dann 14 bis 30 Tage. Im Unter­schied zu Privat­leuten könnten Unter­nehmer ein Produkt aber nicht auf Taug­lich­keit und Gefallen prüfen: „Sie dürfen die Ware nur einwand­frei und unbe­nutzt zurück­geben.“

Weniger Recht für Unter­nehmer

Ledig­lich bei Mängeln ist Firmen­kunden eine Rück­sen­dung der Ware ohne die entspre­chende Klausel erlaubt, dann aller­dings müssen sie sich beeilen: „Unver­züg­lich nach Ablie­fe­rung durch den Verkäufer“, so heißt es im Para­graf 377 Handels­ge­setz­buch, müsse eine Liefe­rung unter­sucht, ein sofort erkenn­barer Mangel beim Verkäufer gemeldet und eine Minde­rung des Preises oder eine Rück­gabe verlangt werden. Konkret bedeutet das: Der Abnehmer muss äußer­lich beschä­digte Liefe­rungen sofort zurück- und auf Mängel binnen zwei bis drei Tagen hinweisen. Nur ein im Gebrauch entdecktes Problem kann noch in der Verjäh­rungs­frist von zwei Jahren moniert werden. Für Firmen­kunden aller­dings dürfen Verkäufer diese Frist auf ein Jahr halbieren. Nur der genaue Blick in die AGB des Online­shops kann also vor einer teuren Über­ra­schung schützen. Bei IT-Anlagen gibt es einen weiteren Trick: Die Risiken lassen sich hier mini­mieren, indem Hard- und Soft­ware zusammen gekauft wird. „In diesem Fall haftet der Liefe­rant dafür, dass die Anlage insge­samt funk­tio­niert“, erläu­tert Expertin Auer. „Die in der Praxis häufige Schuld­zu­wei­sung zwischen Hard­ware- und Soft­ware­an­bieter funk­tio­niert dann nicht.“

Einkauf im Verbund geht immer

Wer sich weder mit recht­li­chen und tech­ni­schen Details noch mit Preis­re­cher­chen im Internet beschäf­tigen will, sollte weiter auf den gemein­samen Einkauf setzen. Spezi­elle Platt­formen wenden sich an Mittel­ständler, die in verwandten Bran­chen operieren oder große Mengen ähnli­cher Produkte benö­tigen. Über die EMV-Profi System­zen­trale GmbH & Co. KG im ostwest­fä­li­schen Lage etwa, führende Verbund­gruppe für selbst­stän­dige Unter­nehmer der Heim­wer­ker­branche, bündeln gut 360 Baube­triebe sowie Bau- und Garten­märkte ihre Bestel­lungen. Der gemein­same Einkauf samt Bera­tung beispiels­weise zur Preis­ge­stal­tung und Werbung vor Ort durch die Zentrale verschafft ihnen güns­ti­gere Kondi­tionen bei Produkten und Dienst­leis­tungen sowie Know-how für das Alltags­ge­schäft.

Bera­tung gehört zum Konzept

Gene­rell sind vor allem genos­sen­schaft­lich orga­ni­sierte Einkaufs- und Koope­ra­ti­ons­ge­mein­schaften sehr gefragt, die dem Mittel­stands­ver­bund in Berlin ange­hören, früher als Zentral­ver­band Gewerb­li­cher Verbund­gruppen (ZGV) bekannt. Die Gruppen sind in fast 50 Bran­chen aktiv, dazu zählen im Handel Rewe und Edeka, im Hand­werk Bäko oder Dach­de­cker­ein­kauf sowie im Dienst­leis­tungs­be­reich DATEV.

Die ange­schlos­senen Betriebe setzen 490 Milli­arden Euro um. „Koope­ra­tion bedeutet weit mehr als güns­tigen Einkauf“, betont Ludwig Velt­mann, Haupt­ge­schäfts­führer des Mittel­stands­ver­bunds in Berlin. „Heute ist Multich­annel das Stich­wort: Waren­bezug, Präsen­ta­tion, Gestal­tung der Verkaufs­räume und umfas­sende Bera­tung gehören zum gesamt­heit­li­chen Konzept.“ Bei Bäko, der Verbund­gruppe für Bäcker und Kondi­toren, gibt es neben Back­mit­teln den ener­gie­ef­fi­zi­enten Back­ofen, die passende Laden­aus­stat­tung sowie das rich­tige Reini­gungs­mittel. „Auch bei den zuneh­mend stren­geren Lebens­mit­tel­vor­schriften hilft Bäko, indem sie infor­miert und Tipps zur Verwen­dung sowie eine Angabe der Inhalts­stoffe liefert“, so Velt­mann. Zudem seien Verbund­gruppen durch ihre beson­dere Konstruk­tion sehr inter­es­sant: „Sie sind als Genos­sen­schaft nicht an Gewinn­ma­xi­mie­rung orien­tiert und schütten ihren Ertrag zu großen Teilen an die Mitglieder aus, die dadurch noch einmal profi­tieren.“

Gute Kondi­tionen aushan­deln

Wer genau weiß, was er will, kann im Einkauf auch als Solist viel heraus­holen. Dirk Schwegler in Fell­bach bei Stutt­gart bestellt prin­zi­piell vor Ort. „Mir ist wichtig, orts- und regio­nal­be­zogen zu kaufen“, sagt der Maler­meister, der mit 15 Mitar­bei­tern gut eine Million Euro Jahres­um­satz erzielt. „Auch, da die Händler meine jetzigen oder künf­tigen Kunden sind.“ Er posi­tio­niert sich im direkten Gespräch als verläss­li­cher Kunde und handelt gute Rahmen­be­din­gungen aus. Die Erfah­rungen sind positiv. Büro­ma­te­rial wie Drucker­kar­tu­schen, Papier oder Stifte etwa liefert sein Händler direkt in den Betrieb. „Für die am häufigsten bestellten Artikel verein­baren wir den Preis jähr­lich neu“, so Schwegler. Das lohnt sich auch finan­ziell: Er zahlt fünf bis acht Prozent weniger als bei Online­be­stel­lungen.

In bestimmten Berei­chen aber würde der Firmen­chef trotz theo­re­ti­scher Einspar­mög­lich­keiten nie das Risiko eingehen, dass etwas nicht klappt: Für die IT-Anlage mit drei PCs verlässt er sich – ebenso wie SDN-Geschäfts­führer Alex­ander Buschle – auf einen Fach­mann in der Nähe. Der spielt Updates auf, kümmert sich um den Server und ist bei Problemen inner­halb eines halben Tages im Betrieb.

Beschaf­fungs­stra­tegie

Auf diese Beson­der­heiten sollten Sie beim Einkauf achten

ONLINE­HÄNDLER: eignen sich für viele Büro­ar­tikel oder Verbrauchs­güter und bieten sehr güns­tige Kondi­tionen. Studieren Sie die AGB und achten Sie darauf, ob der Shop ein kosten- oder porto­freies Rück­sen­de­recht einräumt und ob die Gewähr­leis­tungs­frist zwei Jahre beträgt. Unter­su­chen Sie die Ware beim Eingang und geben Sie dem Zusteller beschä­digte Teile wieder mit.

LOKALE EINZEL­HÄNDLER: lassen bei den Kondi­tionen mit sich reden, wenn das Gespräch gut vorbe­reitet ist. Wer Vergleichs­preise recher­chiert hat, kann Rahmen­ver­träge zu ähnlich guten Kondi­tionen wie bei Online­händ­lern abschließen. Sinn­voll ist der Einkauf vor Ort vor allem bei Produkten, die später Service und Wartung erfor­dern. Wer IT-Anlagen und Soft­ware zusammen beschafft, erhält oft eine bessere Gewähr­leis­tung als bei getrennter Bestel­lung.

VERBUND­GRUPPEN: oder Einkaufs­ge­nos­sen­schaften bekommen wegen ihres hohen Order­vo­lu­mens bessere Kondi­tionen als einzelne Kunden und geben diesen Preis­vor­teil größ­ten­teils an ihre Mitglieder weiter. Außerdem können Genos­sen­schaften ihre Mitglieder beim Einkauf gut beraten, weil sie Eigen­heiten und Anfor­de­rungen der Branche bezie­hungs­weise des Unter­neh­mens berück­sich­tigen. Mehr Infor­ma­tionen gibt es unter www​.mittel​stands​ver​bund​.de.


Bei Fragen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürn­berg, Ausgabe 01/2016

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