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Kassen­buch: Sorg­falt statt Nach­zah­lung

Ob kleine Metall­kas­sette oder modernes Touch­screen-Gerät: Im Unter­nehmen muss jede Kasse ordnungs­gemäß geführt werden. So vermeiden Sie teure Fehler.

Autor: Eva-Maria Neuthinger


Bei seiner Buch­hal­tung leistet sich der Opti­ker­meister Gerd-Kurt Schwieren in Köln nicht die kleinste Nach­läs­sig­keit. Diese voraus­schau­ende Sorg­falt zahlt sich aus: Für die letzte Betriebs­prü­fung vor rund zwei Jahren musste er zur Vorbe­rei­tung nur Unter­lagen und Daten­sätze heraus­su­chen. „Damals hatten wir mit wenigen Hand­griffen gleich alles parat“, erin­nert sich Schwieren. Der Unter­nehmer kennt das Proze­dere inzwi­schen ziem­lich gut, denn in den letzten 30 Jahren wurde er bereits mehr­fach geprüft. Darum weiß der Firmen­chef auch genau, welche Bereiche die Finanz­be­amten beson­ders gern unter die Lupe nehmen: „zum Beispiel die Kassen­buch­füh­rung.“ Der Optiker achtet deshalb strikt darauf, sich hier keinerlei Blöße zu geben. Gerd-Kurt Schwieren arbeitet mit einem elek­tro­ni­schen Kassen­system, die Einnahmen werden alle auto­ma­tisch erfasst und archi­viert. Die Details zur ordnungs­ge­mäßen Kassen­buch­füh­rung hat der Firmen­chef mit seinem Steu­er­be­rater abge­spro­chen. Und auch beim Umgang mit Bargeld gibt es keine Probleme. „Wir haben fast nie Fehl­be­träge zu verzeichnen, denn unsere Kunden zahlen zuneh­mend mit EC-Karte“, berichtet Schwieren.

Fehler kommen teuer. So profes­sio­nell wie bei dem Kölner Optiker läuft die Kassen­buch­füh­rung aller­dings nur in wenigen Unter­nehmen. Vor allem in der Gastro­nomie, aber auch sehr häufig im Einzel­handel finden die Betriebs­prüfer oft Fehler im Kassen­buch. Das kann für die betrof­fenen Firmen­in­haber ausge­spro­chen teuer werden. „Besteht ein Anlass, an der sach­li­chen Rich­tig­keit der Buch­füh­rung zu zwei­feln, können die Erlöse geschätzt werden“, warnt Uwe Walther, Betriebs­prüfer beim Finanzamt Mainz-Süd. Clevere Unter­nehmer sorgen deshalb vor und halten so wie Gerd-Kurt Schwieren die Regeln zur ordnungs­ge­mäßen Kassen­buch­füh­rung akri­bisch ein.

Prin­zi­piell muss jeder buch­füh­rungs­pflich­tige Unter­nehmer ein Kassen­buch führen – ausge­nommen sind nach einem Urteil des Bundes­fi­nanz­hofs Einnahmen-Über­schuss-Rechner. Die strengen Vorgaben lassen sich jedoch mit etwas Routine einfach einhalten.

„Einträge dürfen beispiels­weise nicht mani­pu­lierbar sein“, sagt Martin Henn vom Betriebs­prü­fungs­re­ferat der Ober­fi­nanz­di­rek­tion Rhein­land. „Ände­rungen und Korrek­turen sind zu doku­men­tieren.“ Außerdem müssen Aufzeich­nungen klar, nach­voll­ziehbar, voll­ständig und zeitnah zuge­ordnet sein. „Ein sach­ver­stän­diger Dritter soll jeder­zeit in der Lage sein, den Soll­be­stand der Kasse entspre­chend den Angaben im Kassen­buch mit dem ermit­telten Istbe­stand in der Kasse zu verglei­chen“, betont der Betriebs­prüfer Walther.

Alle Vorschriften beachten.Einnahmen und Ausgaben sind also jeden Tag fest­zu­halten. Gegen diese Vorschrift verstoßen erfah­rungs­gemäß viele Unter­nehmer. „Es kommt öfter vor, dass inner­halb eines Betriebs bar bezahlte Betriebs­aus­gaben erheb­lich später ins Kassen­buch einge­tragen werden“, beob­achtet Walther immer wieder. Dabei sind Geld­be­we­gungen chro­no­lo­gisch fest­zu­halten und alle Belege entspre­chend zu sortieren und zu archi­vieren. „Wenn das nicht konse­quent und sofort gemacht wird, können vorge­schrie­bene Aufzeich­nungen leicht vergessen werden – etwa, wenn der Firmen­chef für private Zwecke Geld aus der Kasse nimmt“, warnt Roland Wolf, Dozent für Rech­nungs­wesen und Finanzen an der Hoch­schule für Oeko­nomie & Manage­ment (FOM) in Essen. In solchen Fällen stellen kluge Unter­nehmer daher noch am glei­chen Tag einen Eigen­beleg aus und nehmen ihn zu den Unter­lagen.

Gerade bei Einzel­händ­lern und Gastro­nomen mit Regis­trier­kassen stellen Betriebs­prüfer häufig Fehler im Umgang mit den soge­nannten Z-Bons fest. „Oft fehlen bei den Firmen einzelne Z-Ausdrucke“, berichtet Betriebs­prüfer Walther aus seiner Erfah­rung. Außerdem müssen Z-Bons verschie­dene Daten enthalten, beispiels­weise zu Datum und Uhrzeit des Ausdrucks, aber auch zu Stornos und Retouren (siehe Kasten). „Letz­tere werden nicht immer auf den Ausdru­cken vermerkt“, sagt Walther. Zu beachten ist außerdem, dass ältere Kassen nur noch bis Ende 2016 verwendet werden dürfen – voraus­ge­setzt, der Kassen­in­haber führt tech­nisch mögliche Soft­ware­an­pas­sungen und Spei­cher­er­wei­te­rungen durch, um die Daten umfas­send vorzu­halten, etwa durch eine größere Fest­platte. Bis dahin sind die Daten dennoch regel­mäßig zu sichern, wenn es tech­nisch möglich ist. Opti­ker­meister Gerd-Kurt Schwieren passieren keine Fehler. Er kennt die Anfor­de­rungen des Finanz­amts genau und ist bestens mit der Technik seiner Kasse vertraut. Wird so sorg­fältig gear­beitet, kehrt der Betriebs­prüfer mit leeren Händen ins Finanzamt zurück.


Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürn­berg, Ausgabe 03/2012

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