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Büro­pla­nung: auf die Lauf­wege achten

Der ergo­no­misch und logis­tisch optimal durch­dachte Verwal­tungs­trakt wirkt wie ein Effi­zi­enz­turbo: Fühlen sich die Mitar­beiter wohl und stimmt die Raum­auf­tei­lung, sind deut­liche Produk­ti­vi­täts­stei­ge­rungen möglich.

Autor: Ange­lika Knop


Von einem so entspannten Arbeits­um­feld können viele Menschen nur träumen. Die Büros der QRC Group Perso­nal­be­ra­tung München GmbH befinden sich am östli­chen Stadt­rand in einem frei stehenden Haus mit Garten­blick. Sechs Räume und ein groß­zü­giger Eingangs­be­reich bieten den fünf Beschäf­tigten genug Platz und Möglich­keiten, um entweder in Ruhe konzen­triert zu arbeiten oder im Team kreativ zu sein. Richtig zufrieden war Carmen Kraus­haar mit der Situa­tion trotzdem nicht. „Wir wollten eine offene und einla­dende Atmo­sphäre, aber unser Empfang wirkte eher abgren­zend als inte­grie­rend“, erin­nert sich die Part­nerin bei QRC an die Zeit vor dem Umbau. „Der Arbeits­platz der Assis­tentin im Empfangs­be­reich war zu dunkel, und das Spre­chen machte Mühe, weil es hallte.“

Oft reicht schon umstellen. Deshalb enga­gierte Carmen Kraus­haar die Archi­tektin Sabine Weineck-Hubert, die darauf spezia­li­siert ist, Firmen­räume mitar­beiter- und kunden­ge­recht umzu­planen. Und sie stellte die Expertin gleich vor eine beson­dere Heraus­for­de­rung: Weil die QRC Group Perso­nal­be­ra­tung unter Umständen in ein bis zwei Jahren umziehen wird, sollte nicht mehr zu viel Geld in die gemie­teten Räume inves­tiert werden. Darum verab­schie­dete sich die Archi­tektin kurzer­hand von der Idee eines aufwen­digen Umbaus und entwi­ckelte ein Konzept, mit dem sich allein durch Umstel­lungen das Arbeits­um­feld verbes­sern ließ. Im Empfangs­be­reich holte Sabine Weineck-Hubert die Assis­tentin nach vorn ins Licht und plat­zierte den Schreib­tisch seit­lich statt frontal zum Eingang. Jetzt wirkt er als Anlauf­stelle und nicht mehr als Barriere. Außerdem erhielt er eine neue Seiten­ver­klei­dung. Die schafft nicht nur klare Linien, sondern schützt vor allem vor Zugluft und dämpft den Schall. Eine klein­tei­lige Sitz­gruppe mit Kaffeebar, die bisher im Eingangs­be­reich stand, verlegte die Archi­tektin in den hinteren Korridor, über den man die Büros erreicht. Nun lädt dieser Warte­be­reich zum Austausch unter Kollegen ein. Außerdem ist der erste Eindruck reprä­sen­tativ und Besu­cher fühlen sich gut aufge­nommen.

Immer auf Ergo­nomie achten. Solche Verän­de­rungen an Büro­räumen sind nicht nur kosme­ti­scher Natur. Wer das gesamte Arbeits­um­feld sinn­voll und einla­dend gestaltet, wird attrak­tiver für Kunden und Bewerber. Er erleich­tert den Beschäf­tigten die Arbeit und stei­gert auf diese Weise oft sogar ihre Produk­ti­vität. Das Verbes­se­rungs­po­ten­zial durch solche meis­tens ohne großen Aufwand reali­sier­baren Umstel­lungen oder Umbauten sehen Experten im zwei­stel­ligen Prozent­be­reich. Die Forscher vom Fraun­hofer-Institut für Arbeits­wirt­schaft und Orga­ni­sa­tion (IAO) in Stutt­gart etwa schätzen in ihrer Studie „Office Excel­lence Check“, dass sich die Arbeits­leis­tung um über 30 Prozent erhöhen kann, wenn das Büro­de­sign stimmt. Zusammen mit der Bundes­an­stalt für Arbeits­schutz und Arbeits­me­dizin (BAuA) und der Initia­tive „Neue Qualität der Büro­ar­beit“ (INQA-Büro) hat das IAO ermit­telt, dass drei Faktoren ein effi­zi­entes Arbeiten fördern: Das Mobi­liar muss hohe ergo­no­mi­sche Qualität haben, die Büro­ein­rich­tung und -auftei­lung die Kommu­ni­ka­tion best­mög­lich unter­stützen, die Büro­form bewusst geplant und
auf die Tätig­keits­an­for­de­rungen abge­stimmt sein.

Erst Anfor­de­rungen klären. Diese Anfor­de­rungen gilt es aber erst mal zu ermit­teln. Tatsäch­lich planen viele Firmen­chefs ihre Räume immer noch aus dem Bauch heraus, ohne genau zu klären, welche Mitar­beiter möglichst nah zusam­men­sitzen sollten oder wer wie oft in welche Konfe­renz- und Tech­nik­räume sowie Büros der Kollegen gehen muss. Die Bedeu­tung dieser Lauf­wege wird häufig unter­schätzt. Und es wird zu wenig über die Frage nach­ge­dacht, wann sich Groß­raum- oder Einzel­büros anbieten, ob sich mehrere Beschäf­tigte einen Arbeits­platz teilen können und wie Kunden sich bei ihrem Besuch möglichst wohl­fühlen. Um vor einem Neu- oder Umbau die Anfor­de­rungen genau zu defi­nieren, entwi­ckelt Sabine Weineck-Hubert ihre Konzepte möglichst mit den Mitar­bei­tern oder einem Teil von ihnen in einer „Zukunfts­werk­statt“. In Work­shops von einigen Stunden bis zu einem Tag spre­chen die Beschäf­tigten über indi­vi­du­elle Bedürf­nisse und Wünsche in Sachen Büro­de­sign, sortieren sie, über­prüfen sie und setzen dann Prio­ri­täten. „So fangen wir falsche Erwar­tungen ab und stoßen gleich­zeitig eine unge­heure Krea­ti­vität an, was man mit den vorhan­denen Räumen und Mitteln machen kann“, erklärt Sabine Weineck-Hubert. Die Archi­tektin zeichnet immer die Wege­struk­turen auf, um Engpässe zu vermeiden. Sehr wichtig ist ihr auch das Konzept der „Acti­vity-based Areas“: Dabei wird das Büro in Zonen für Konzen­tra­tion, Kommu­ni­ka­tion oder Erho­lung einge­teilt. Und dazwi­schen muss es Bewe­gung geben, denn die fehlt dort, wo sich alles am Computer erle­digen lässt.

Rich­tige Mate­ria­lien wählen. Was im Kleinen wie bei QRC in München klappt, geht auch im Großen. Die ProLux-System­technik GmbH in Blau­stein bei Ulm belie­fert Abschlepp­firmen in 15 euro­päi­schen Ländern mit Bergungs- und Abschlepp­zu­behör. Vor einigen Jahren erhielt der Sitz des gut 80 Beschäf­tigte zählenden Unter­neh­mens einen Anbau. Dort sollten Mitar­beiter aus dem Service unter­ge­bracht werden, die unter anderem Kunden­te­le­fo­nate in verschie­denen Spra­chen führen.

Nichts aber lenkt so sehr von der eigenen Arbeit ab wie die Gespräche der Kollegen. Damit es in dem offenen Büro trotz Stim­men­ge­wirr eine gute Akustik gibt, wurden je drei Schreib­ti­sche im Wind­rad­prinzip ange­ordnet, sodass der Schall nie direkt auf ein Gegen­über trifft. Außerdem senken Holz­möbel sowie Teppiche den Geräusch­pegel. Wer noch mehr Ruhe will, kann ins Freie gehen. Das Dach einer Lager­halle dient als Sonnen­ter­rasse mit Liege­stühlen, Teich und Feuer­stelle – nicht nur für Raucher. Die Inves­ti­tion hat sich gelohnt, so Antje Hilsen­beck, Assis­tentin der Geschäfts­füh­rung: „Wenn man acht oder neun Stunden im Büro sitzt, kann man hier zwischen­durch Kraft tanken und sich wohl­fühlen. Dann ist man auch freund­lich zum Kunden.“

Büro­de­sign

Auf diese Aspekte sollten Sie bei der Arbeits­platz­ge­stal­tung achten


Planung: Es kommt auf die Kombi­na­tion aller Details an: Wenn Akustik, Optik, Klima sowie Ergo­nomie stimmen, sind die Mitar­beiter gesünder, moti­vierter und leis­tungs­fä­higer.

Akustik: Teppiche, Vorhänge, Akus­tik­putz, Akus­tik­segel sowie Absor­berele­mente für Wände, Decken und Fens­ter­fronten schlu­cken Schall. Trenn­wände, Möbel oder Reflek­tor­ele­mente lenken ihn auch in die gewünschte Rich­tung.

Optik: Für blend­freie Beleuch­tung sorgen beispiels­weise Schreib­ti­sche, die im rechten Winkel zum Fenster aufge­stellt sind, sowie Wände oder Möbel­flä­chen mit geringem Refle­xi­ons­grad. Große Flächen sollte man in ruhigen Farben halten, möglichst in Pastell­tönen.

Klima: Sind Fenster und Türen frei zugäng­lich, kann man regel­mäßig kurz lüften. Das erhöht die Luft­feuch­tig­keit, sorgt für ausrei­chend Sauer­stoff und spart Energie. Strömt die Luft dauer­haft durch Öffnungen oder Klima­an­lage, dürfen keine Arbeits­plätze im Zug liegen.

Ergo­nomie: Bringen Sie Mitar­beiter in Bewe­gung, etwa durch verstell­bare Stühle, Tische oder Schränke, die sich auch als Pult oder Sitz eignen. Die Kaffee­küche oder der Kopierer dürfen gerne weiter entfernt liegen, solange die Lauf­wege frei sind.

Sicher­heit: Vorge­schrie­bene und gene­rell wich­tige Aspekte sollten beachtet werden, etwa dass Stühle als Kipp­schutz fünf Rollen brau­chen. Die Unfall­ver­si­che­rung VBG hilft mit der Check­liste „Büro­ar­beit – sicher, gesund und erfolg­reich“, www​.vbg​.de, Such­nummer 5001.


Quelle: TRIALOG, Das Unter­neh­mer­ma­gazin Ihrer Berater und der DATEV, Heraus­geber: DATEV eG, Nürn­berg, Ausgabe 01/2013

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